Für Unternehmen · Agentic AutomationKI-gestützte Automatisierung für den Mittelstand
44 Prozesse aus dem Tagesgeschäft, die sich heute automatisieren lassen
- Prozesse
- 44Prozesse
- Unternehmensbereiche
- 11Unternehmensbereiche
- Umsetzungsstufen
- 3Umsetzungsstufen
Automatisierung im Mittelstand folgt meist denselben Mustern — unabhängig von Branche und Größe. Die folgenden Abläufe tauchen in fast jedem Unternehmen auf und lassen sich mit heutigen Mitteln automatisieren. Bei Ihnen laufen sie im Detail anders, aber nicht im Prinzip. Jeder Eintrag beschreibt, was der Agent übernimmt — und wo der Mensch im Prozess bleibt.
1Stufe 1 · Einstieg
läuft in der vorhandenen Microsoft-365-Umgebung, ohne Anbindung weiterer Systeme
2Stufe 2 · Einzellösung
eigener Agent mit Anbindung an ERP, CRM oder Dokumentenablage
3Stufe 3 · Multilösung
mehrere Systeme und Abteilungen, mit laufendem Betrieb
Use-Case-Katalog
01
Vertrieb & Angebote
5 Prozesse| 01 | AnfragequalifizierungEingehende Anfragen aus Web-Formular und Postfach werden eingeordnet, auf Vollständigkeit geprüft und mit fehlenden Angaben zurückgefragt. Vollständige Anfragen landen mit Zusammenfassung beim richtigen Ansprechpartner. | 1Stufe 1 |
|---|---|---|
| 02 | AngebotserstellungAus Anfrage und Kundenstamm werden Positionen, Preise und Konditionen aus ERP und CRM gezogen und in die Angebotsvorlage übertragen. Der Vertrieb prüft, ergänzt und gibt frei. | 2Stufe 2 |
| 03 | AuftragsbestätigungBestellungen per E-Mail oder PDF werden ausgelesen, Positionen gegen das Angebot geprüft und Abweichungen markiert. Die Bestätigung wird erzeugt und nach Freigabe versendet. | 2Stufe 2 |
| 04 | Angebots-NachfassOffene Angebote werden überwacht; nach definierten Fristen entstehen personalisierte Erinnerungen als Entwurf. Reaktionen werden erkannt und im CRM vermerkt. | 1Stufe 1 |
| 05 | CRM-PflegeGesprächsnotizen, E-Mails und Besuchsberichte werden strukturiert ins CRM übertragen: Kontakt, Status, nächster Schritt. | 1Stufe 1 |
02
Marketing & Produktmanagement
5 Prozesse| 06 | Content nach MarkenvorgabeAus Briefing, Produktdaten und Tonalitätsrichtlinie entstehen Entwürfe für Newsletter, Produkttexte und Social-Media-Beiträge. Marketing redigiert und gibt frei. | 1Stufe 1 |
|---|---|---|
| 07 | Kampagnen-ReportingErgebnisse aus Newsletter, Anzeigen und Website werden zusammengeführt, gegen die Ziele gestellt und als Bericht mit Auffälligkeiten verteilt. | 2Stufe 2 |
| 08 | Produktdaten & ListungenTexte, Attribute und Bilder werden aus PIM oder ERP für Shop und Marktplätze zusammengestellt, auf Vollständigkeit geprüft und die Listungen aktuell gehalten. | 2Stufe 2 |
| 09 | Markt- & WettbewerbsbeobachtungWebsites, Preislisten und Neuigkeiten definierter Wettbewerber werden regelmäßig erfasst und als kurze Zusammenfassung mit den Veränderungen verteilt. | 1Stufe 1 |
| 10 | Kundenfeedback auswertenBewertungen, Support-Anfragen und Umfrageantworten werden zusammengeführt; wiederkehrende Themen, Stimmung und Handlungsbedarf werden je Produkt aufbereitet. | 2Stufe 2 |
03
Kundenservice
4 Prozesse| 11 | E-Mail-TriageJede eingehende Mail wird klassifiziert (Anfrage, Beschwerde, Bestellung, Rechnung), an das zuständige Team geroutet und mit einem Antwortentwurf versehen. | 1Stufe 1 |
|---|---|---|
| 12 | Standardanfragen beantwortenLieferstatus, Produktfragen und Konditionen werden aus Wissensbasis und ERP beantwortet. Komplexe Fälle gehen mit vollem Gesprächskontext an einen Menschen. | 2Stufe 2 |
| 13 | ReklamationsaufnahmeBeschwerden werden strukturiert erfasst — Problem, Dringlichkeit, Kundenhistorie —, ein Vorgang wird angelegt und mit Kontext an die Fachabteilung weitergeleitet. | 2Stufe 2 |
| 14 | Status- und Lieferauskunft„Wo ist meine Bestellung?“ wird direkt aus dem ERP beantwortet — per E-Mail, Chat oder Teams. | 2Stufe 2 |
04
Buchhaltung & Finanzen
6 Prozesse| 15 | Eingangsrechnungen erfassenPDF-Rechnungen werden ausgelesen, Kopf- und Positionsdaten extrahiert und zur Freigabe im ERP vorerfasst. Die Buchhaltung prüft und gibt frei. | 2Stufe 2 |
|---|---|---|
| 16 | Rechnungsprüfung & AbgleichEingangsrechnungen werden mit Bestellung und Lieferschein abgeglichen, Preise gegen Vertragskonditionen geprüft, Duplikate erkannt und Abweichungen eskaliert. | 3Stufe 3 |
| 17 | AusgangsrechnungenAus Auftrag oder Leistungsnachweis wird die Rechnung erzeugt, im ERP erfasst und mit Begleittext versendet. | 2Stufe 2 |
| 18 | MahnwesenÜberfällige Forderungen werden erkannt; gestufte Erinnerungen — freundlich bis formell — entstehen nach Regelwerk und gehen nach Freigabe raus. | 1Stufe 1 |
| 19 | Spesen & BelegeMitarbeitende laden Belege hoch; Betrag, Händler und Kategorie werden ausgelesen, die Reisekostenrichtlinie geprüft und die Buchung vorbereitet. | 2Stufe 2 |
| 20 | Monatsabschluss-VorbereitungDie Abschluss-Checkliste wird abgearbeitet: offene Posten gesammelt, Abstimmungslisten erzeugt, fehlende Belege angemahnt. | 3Stufe 3 |
05
Einkauf & Lieferanten
4 Prozesse| 21 | BestellabwicklungBedarfsmeldungen werden geprüft, Bestellungen nach Rahmenvertrag erzeugt und der Eingang der Bestätigung überwacht. | 2Stufe 2 |
|---|---|---|
| 22 | Lieferantenkommunikation erfassenAuftragsbestätigungen, Liefertermine und Änderungen aus dem Posteingang werden ausgelesen und im ERP nachgeführt. | 2Stufe 2 |
| 23 | Preisanfragen vergleichenAnfragen gehen an mehrere Lieferanten; die Antworten werden strukturiert erfasst und als Vergleichstabelle aufbereitet. | 1Stufe 1 |
| 24 | Lieferanten-ScorecardLieferzeiten, Rechnungsgenauigkeit und Reklamationen werden je Lieferant aggregiert und als Quartalsreport versendet. | 3Stufe 3 |
06
Produktion & Logistik
4 Prozesse| 25 | AuftragsabwicklungBestätigte Aufträge werden aus dem ERP in Fertigungs- oder Kommissionieraufträge überführt, Liefertermine gegen Kapazität und Bestand geprüft und Rückstände gemeldet. | 3Stufe 3 |
|---|---|---|
| 26 | VersanddokumenteLieferschein, Packliste und Versandpapiere entstehen aus den Auftragsdaten; die Sendungsnummer geht automatisch an den Kunden. | 2Stufe 2 |
| 27 | Wareneingang buchenLieferscheine werden gegen die Bestellung abgeglichen, Mengen gebucht und Abweichungen an den Einkauf gemeldet. | 2Stufe 2 |
| 28 | Störungs- und WartungsmeldungenMeldungen aus der Produktion werden erfasst, klassifiziert und als Ticket angelegt; der zuständige Techniker wird informiert, wiederkehrende Störungen werden sichtbar. | 1Stufe 1 |
07
Reporting & Steuerung
3 Prozesse| 29 | MonatsberichtDaten aus ERP, Excel und SharePoint werden zusammengeführt, in die Berichtsvorlage eingefügt und automatisch verteilt. | 2Stufe 2 |
|---|---|---|
| 30 | Kennzahlen per ChatMitarbeitende fragen in Teams nach Beständen, Umsätzen oder offenen Aufträgen; die Antwort kommt direkt aus dem ERP. | 2Stufe 2 |
| 31 | Abweichungs-AlarmDefinierte Kennzahlen werden laufend überwacht; bei Auffälligkeiten geht eine Benachrichtigung mit Kontext an die Verantwortlichen. | 3Stufe 3 |
08
Personal & Verwaltung
4 Prozesse| 32 | Onboarding-AssistentNeue Mitarbeitende stellen Fragen zu Prozessen, Systemen und Richtlinien und bekommen Antworten mit Quellenangabe aus der internen Wissensbasis. | 1Stufe 1 |
|---|---|---|
| 33 | BewerbungseingangEingehende Unterlagen werden strukturiert erfasst, gegen das Anforderungsprofil vorgeprüft und mit Eingangsbestätigung beantwortet. | 2Stufe 2 |
| 34 | Fristen & VerträgeAblaufdaten von Verträgen, Zertifikaten und Wartungen werden überwacht; rechtzeitig entsteht ein Verlängerungsvorschlag zur Freigabe. | 1Stufe 1 |
| 35 | Meeting-NachbereitungNach jeder Besprechung entsteht eine Zusammenfassung mit Entscheidungen, offenen Punkten und Verantwortlichen und wird an die Teilnehmenden verteilt. | 1Stufe 1 |
09
IT & Support
3 Prozesse| 36 | Helpdesk-TriageTickets werden klassifiziert und priorisiert; für Standardfälle wird die bekannte Lösung vorgeschlagen, der Rest geht mit Kontext an die IT. | 1Stufe 1 |
|---|---|---|
| 37 | Zugänge & BerechtigungenAnfragen für Zugänge werden gegen die Rolle geprüft, die Freigabe eingeholt und die Umsetzung vorbereitet — beim Onboarding wie beim Austritt. | 2Stufe 2 |
| 38 | Lizenzen & GeräteLizenzen, Geräte und Ablaufdaten werden aus den vorhandenen Listen erfasst; ungenutzte Lizenzen und fehlende Zuordnungen werden gemeldet. | 2Stufe 2 |
10
Recht, Compliance & Qualität
3 Prozesse| 39 | VertragsprüfungEingehende Verträge und NDAs werden gegen die eigenen Standardklauseln geprüft; Abweichungen werden markiert und mit Einschätzung an die Verantwortlichen gegeben. | 2Stufe 2 |
|---|---|---|
| 40 | DatenschutzanfragenAuskunfts- und Löschanfragen werden erfasst, die betroffenen Daten aus den Systemen zusammengetragen, ein Antwortentwurf erstellt und die Frist überwacht. | 2Stufe 2 |
| 41 | Audit-VorbereitungNachweise für Kunden- und Zertifizierungsaudits werden nach Checkliste gesammelt, Lücken gemeldet und die Unterlagen strukturiert bereitgestellt. | 3Stufe 3 |
11
Dokumente & Wissen
3 Prozesse| 42 | DokumentenklassifizierungEingangspost — Anträge, Lieferscheine, Zertifikate, Formulare — wird erkannt, die Daten werden extrahiert und an die richtige Stelle weitergeleitet. | 2Stufe 2 |
|---|---|---|
| 43 | WissensassistentInterne Dokumente werden durchsuchbar; Fragen werden beantwortet, mit Verweis auf das Quelldokument. | 1Stufe 1 |
| 44 | StammdatenpflegeArtikel-, Kunden- und Lieferantenstammdaten werden aus Dokumenten und Mails vorerfasst und auf Vollständigkeit und Dubletten geprüft. | 2Stufe 2 |
Umsetzung
So läuft die Umsetzung
Jeder Prozess im Katalog ist einer der drei Stufen zugeordnet. Die Stufe sagt, wie tief die Anbindung geht — und was der passende Einstieg ist.
| Stufe 1Einstieg | Stufe 2Einzellösung | Stufe 3Multilösung | |
|---|---|---|---|
| Was passiert | Ein Ablauf, den Sie ohnehin täglich machen, wird in der vorhandenen Microsoft-365-Umgebung automatisiert, ohne zusätzliche Systeme. | Ein eigener Agent für einen klar abgegrenzten Prozess, angebunden an ERP, CRM oder Dokumentenablage. | Mehrere Prozesse über Abteilungen hinweg, mit Monitoring, Pflege und laufender Weiterentwicklung. |
| Umfang | Wenige Wochen, im festen Wochenrhythmus gemeinsam mit Ihrem Team. | Klar geschnittenes Paket zum Festpreis, typischerweise rund acht Tage. | Drei bis sechs Monate Begleitung, parallel Kompetenzaufbau im Team. |
| Was Sie danach haben | Ein laufender Prozess und ein Team, das die Methode am eigenen Beispiel kennengelernt hat. | Ein produktives System, dokumentiert und übergeben — oder dauerhaft im Betrieb betreut. | Automatisierung als laufende Fähigkeit des Unternehmens, mit Betrieb und Weiterentwicklung. |
Wie es weitergeht
- 01
Auswählen
Sie benennen die Abläufe, die bei Ihnen den größten Aufwand verursachen.
- 02
Zuschneiden
In einem ersten Gespräch wird geklärt, wie der Ablauf bei Ihnen konkret läuft und wo der Hebel am größten ist.
- 03
Umsetzen
Die Umsetzung erfolgt in der Systemlandschaft, die Sie bereits haben: bei Microsoft 365 in Copilot Studio und Power Platform, sonst auf der Plattform, die zu Ihnen passt.
Formen der Zusammenarbeit
Coach
Stundenbasis
Ihr Team setzt selbst um und wird dabei begleitet.
- Rhythmus
- Feste wöchentliche Termine, eine Stunde
- Format
- Online; Kick-off und Workshops auch vor Ort
Umsetzungspartner
Tagesbasis
Die Umsetzung wird vollständig übernommen.
- Einheit
- Ein ganzer, zusammenhängend geleisteter Arbeitstag — am Stück, ohne Aufteilung in Einzelstunden
- Abrechnung
- Über mehrere Termine verteilte Stunden laufen über den Stundensatz
Betreuter Agent
Fertiges Ergebnis
Der Agent wird gebaut und dauerhaft betreut.
- Leistung
- Aufbau, Betrieb und Pflege des laufenden Agenten
Gespräch vereinbaren
Hinterlassen Sie Ihre Kontaktdaten — wir klären in einem ersten Gespräch, welche Abläufe bei Ihnen am meisten Zeit kosten.